Messe - Treffen Sie Ihr Publikum persönlich

Wie eine Teilnahme zum Erfolg wird.

1. Den richtigen Messestand auswählen
2. Zielplanung
3. Planung des Messebudget
4. Messeteam festlegen
5. Zielgruppe bestimmen und Nutzen für den Besucher definieren
6. Messeauftritt kommunizieren und Einladungen verschicken?
7. Personalplanung
8. Transport zur Messe planen
9. Der Messe-Tag
10. Nachbearbeitung der Messe
11. Messe-Werbemittel und mehr
12. Kalender der Messen 2024

Mit einem gut geplanten Messeauftritt können Sie erfolgreich sein und die richtige Zielgruppe erreichen. Ein Auftritt auf einer Messe ist sehr kostintensib´v und sollte daher vorab gut geplant werden. Der Prozess der Messeplanung beschränkt sich dabei nicht nur auf die Vorbereitung, sondern ebenso auf Durchführung und Nachbearbeitung.

Mit den nachfolgenden 10 Schritten zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Vorbereitung Ihres Messeauftrittes unbedingt beachten sollten, damit Sie erfolgreich sein können.

Schritt 1:
Der richtige Veranstaltungsstandort – was ist wichtig?

Bevor Sie mit der Planung des Messestandes beginnen können, sollten Sie sich im ersten Schritt einen Überblick über die regionalen, überregionalen, nationalen und ggf. globalen Veranstaltungen verschaffen. Bei Ihrer Auswahl sollten Sie sich unbedingt Gedanken darüber machen, welche Messen überhaupt für Ihre Firma infrage kommen, wo Ihre Zielgruppen präsent und welche finanziellen und personellen Ressourcen zur verfügung stehen bzw. notwendig sind.

Nutzen Sie Ausstellerverzeichnisse und Besucherinformationen der Vorjahre, recherchieren Sie im Internet, nutzen Sie die Fachpresse, halten Sie interne und externe Rücksprachen in Ihrem Umfeld. Eine Teilnahme wird nur zum Erfolg, wenn Sie Ihr Publikum persönlich und in angemessener Anzahl treffen.

Schritt 2:
Planung eines Messe - Auftritts – welche Ziele verfolgen Sie damit?

Welche Strategie wollen Sie mit Ihrem Messeauftritt verfolgen, was versprechen Sie sich von Ihrem Messeauftritt? Machen Sie sich in diesem Schritt Gedanken darüber, was Ihre genauen Ziele sind. Soll es um die Präsentation neuer Produkte, oder um die Imagepflege und der Bindung, sowie Gewinnung von Kunden gehen? Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen, können Sie mit der restlichen Planung fortfahren. Etwa 3 bis 4 Monate vor Messeauftritt, sollte die Standfläche, das Messestanddesign, sowie Messeteam und die Besuchereinladungen feststehen.

Schritt 3:
Budgetplanung: Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Ein Messeauftritt ist nicht umsonst und setzt sich dabei aus verschiedenen Kostenpunkten zusammen, die Sie bei der Planung Ihres Budgets beachten sollten. Die Grundkosten bestehen aus der Anmeldung, der Standmiete, den Kosten für die Stromversorgung, welche auch Wasser, Internet, Druckluft, Telefon und Internet beinhalten. In der Regel sollten Sie für eine B2B-Messe, pro Quadratmeter Standfläche in etwa 150 - 200 Euro kalkulieren. Hinzu kommen die Kosten für den Standbau, die Gestaltung und die Ausstattung des Standes, in Form von Flyern, beliebten Werbegeschenken, Giveaways und Streuartikeln. Bei uns finden Sie Klassiker wie Kugelschreiber, diverse Lanyards, verschiedenartige Notizzettel, vielfältige Luftballons, sowie leckere und gesunde Snacks für zwischendurch. Schauen Sie dazu in unsere Themenwelten „Derzeit beliebte Werbegeschenke“, unsere Kategorie „Branche & Berufe“ oder auch in die Möglichkeit der „Express-Werbeartikel“, wenn es schnell gehen soll. Weitere Kosten fallen für Standservice, Personal, Bekleidung, mögliches Teamtraining, Reisekosten, sowie für den Transport, Handling und Entsorgung, wie Zollgebühren, Versicherungen etc. an.

Zusammengefasst: Wie Sie sehen, fallen bei einer Messe einige Kostenpunkte an, welche Sie nicht außer Acht lassen sollten. Pauschal kann man hier keinen genauen Preis nennen, da es immer auf den individuellen Messestand, die Personal- und Reisekosten sowie die Veranstaltungskosten. Schon bei einem kleineren Messestand, indiviuell gepalnt, sind Preise ab 5.000 - 10.000 Euro durchaus realistisch, zzgl. Standmiete von ca. 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter. Möglich sind aber natürlich Pop-Up-Stände, die bereits ab 1.500 EUR starten.

Schritt 4:
Wer sollte zu einem Veranstaltungsteam gehören?

Legen Sie frühzeitig ein Messeteam für Ihren Stand fest, dabei sollten Sie neben den Verantwortlichen für den Bereich Marketing und Vertrieb, auch Vertreter aus dem Sektor Controlling und Produktentwicklung mit einplanen. Eventuell sollten Sie Ihr Team für den Messeauftritt durch Seminare vorbereiten und durch regelmäßige Treffen die Aufgaben und Kernkompetenzen der einzelnen Personen festlegen, damit jeder weiß, was er für eine Aufgabe am Messestand haben wird.

Schritt 5:
Zielgruppendefinierung und Besuchsziel hinterfragen

Dieser Schritt ist ein sehr wichtiger Punkt, um mit dem Messeauftritt erfolgreich sein zu können. Möchten Sie auf Ihrer Messe eine Dienstleistung, oder ein neues Produkt vorstellen, dann sollten Sie sich vorher folgende Fragen stellen: Wer hat Interesse an meinem Produkt/ Dienstleistung? Welche Neukunden oder auch Bestandskunden kann ich damit ansprechen? Finden Sie dabei ein gesundes Mittelmaß, denn zu viele Bestandskunden blockieren möglicherweise Ihren Betrieb. Dennoch sollten sich Ihre Bestandskunden gut aufgehoben und angesprochen fühlen, damit Ihnen wieder bewusst wird, warum Sie bei Ihnen kaufen und auch weiterhin kaufen sollten. Um Neukunden gewinnen zu können, müssen Sie diese von Ihren Produkten und Dienstleistungen überzeugen, damit das Gefühl geweckt wird: „Hier muss ich kaufen, die sind ja besser als die anderen Anbieter“.

Schritt 6:
 Präsenz vor Ort – wie machen wir darauf aufmerksam?

Auf einer Messe finden Sie nicht nur Besucher, sondern auch viele andere Anbieter und Konkurrenten, welche Ihre Produkte und Dienstleistungen ausstellen. Das Ziel jedes Ausstellers ist es, die Aufmerksamkeit seiner Besucher erreichen zu können und sich von der Konkurrenz abzuheben. Es ist demnach wichtig, die Zeit vor der Messe effektiv zu nutzen und schon im Vorfeld zu kommunizieren, dass Sie auf der Messe präsent sein werden. Kündigen Sie Ihre Messe auf allen Social-Media-Kanälen, die Ihnen zur Verfügung stehen, sowie durch Newsletter-Mailings, in Form von Einladungen an. Geben Sie Ihren Besuchern Informationen über den Messestand, wo und wann Ihr Stand zu finden sein wird!

Schritt 7:
Personalplanung, was ist hierbei zu beachten?

Das Personal sollte mit Bedacht geplant/gewählt werden, denn auf einer Messe präsentieren Sie Ihr Unternehmen auf zwei Wegen, über den Messstand und über das Personal. Sie sollten genügend Standpersonal einplanen, welches auf alle Fragen von Messestandbesuchern eingehen können. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Ihr Personal freundlich, kompetent, zuvorkommend und nicht zu aufdringlich ist. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und bereiten Sie diese auf den Messeauftritt so vor, dass Sie die Botschaft vermitteln, für welche Sie als Unternehmen oder Marke stehen wollen.

Schritt 8:
Was benötigt man vor Ort?

Messestand, Aussteller, Produkte, Werbegeschenke– all das, was Sie für Ihren Strand benötigen, muss rechtzeitig an den Ort der Messe gebracht werden. Kümmern Sie sich hier eventuell frühzeitig um eine Transportfirma, welche Ihnen die Materialien zur Messe liefert und auch wieder abtransportiert.

Schritt 9:
Die tägliche Datenerfassung

Auch der Messe-Tag und die Vorgehensweise auf der Messe sollte im Vorhinein gut geplant sein. Wie wollen Sie Leads erfassen, möchten Sie einen Bogen ausfüllen lassen und sich zu jedem Kunden oder Geschäftspartner Notizen mit den Kontaktdaten machen, oder wollen Sie das Ganze lieber digital handhaben? Dies ist wichtig, um vorher spezielle Kontaktbögen zu erstellen, oder ein digitales Programm zu erschaffen.

Schritt 10:
Welche Nachbearbeitung ist nötig?

Die Messe ist vorbei und war ein voller Erfolg, doch jetzt nicht schlapp machen! Jetzt beginnt die Nachbearbeitung der gesammelten Kontaktdaten. Die potenziellen und interessierten Kunden, sollten so schnell wie möglich nach der Messe kontaktiert werden, damit Ihnen die Konkurrenz nicht zuvorkommt. Sobald Sie die Kontaktdaten eingepflegt haben, starten Sie mit automatisierten, individuellen Mailings mit Bezugnahme zu den Messethemen. In diesen Mailings sollten Sie die Kunden noch einmal persönlich ansprechen und die Möglichkeit eines telefonischen, oder persönlichen Folgetermins vermitteln.

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Tipps zur Gestaltung des Messeauftritts

Setzen Sie neben auffälligen Werbeschildern auch gezielt auf Promotion (Werbegeschenke, Streuartikel und Giveaways), um den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens langfristig zu steigern. Die Möglichkeiten Ihrer bedruckten Werbebotschaft sind dabei nahezu unbegrenzt. Nutzen Sie unser Sortiment, um Ihre Kernbotschaft oder Ihre Marke ins Blickfeld zu rücken.

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Werbegeschenke, das Nonplusultra für Ihrem Messeauftritt

Sie fragen sich, wie Sie Ihre Werbegeschenke am besten auf Ihrem Messestand platzieren? Wir empfehlen Ihnen, die Werbegeschenke nicht alle auf der Theke zu verstreuen. Dies kann schnell unordentlich und nach einer Ramsch-Ecke aussehen. Legen Sie hingegen nur ein paar, schön drapierte Kugelschreiber auf der Theke sowie in Reichweite Ihrer Messestandbetreuer aus, um immer Zugriff darauf zu haben und diese an Kunden zu verteilen. Eine andere schöne Möglichkeit ist es, wenn Sie Premium Geschenke mit Ihrer individuellen Werbebotschaft veredeln lassen und diese an Neukunden, welche Sie auf der Messe gewonnen haben, verschenken. So hinterlassen Sie schnell einen guten Eindruck und haben den ersten Schritt für eine erfolgreiche Kundenbindung getan.

Kundenbindung für den dauerhaften Erfolg

Werbegeschenke, Giveaways und Streuartikel sind ideale Werbeträger, wenn es darum geht, einen guten und dauerhaften Eindruck bei seinen Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu hinterlassen. Je individueller und personalisierter Ihre Werbegeschenke, desto besser werden diese auch ankommen und den gewünschten Erfolg erzielen. Schauen Sie sich in unserem Onlineshop von Werbemittel24.com um und lassen Sie sich von der Vielfältigkeit und Einzigartigkeit der Werbemittelbranche überzeugen. Auf www.werbemittel24.com finden Sie garantiert Ihren nächsten Wunsch-Werbemittel.

Kalender der Messen 2024

Abschließend möchten wir Ihnen die aktuellen Termine für Messen des 1. Halbjahres für 2024 präsentieren, damit Sie keine Veranstaltung versäumen.

Fazit

Wie Sie sehen, ist die Planung einer Messe ziemlich aufwändig und mit verbunden hohen Kosten. Beginnen Sie also rechtzeitig mit der Planung Ihrer Messe, um einen reibungslosen, stressfreien und erfolgreichen Messeauftritt erreichen zu können. Am Ende steht jedoch fest, dass sich der ganze Aufwand lohnen wird und Sie mit einer erfolgreichen Messe Ihre Ziele erreichen können und werden!

Ihr Werbemittel24.com-Team

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Quellen:

Boessow, S. (2020a, Februar 14). MESSEPLANUNG: IN 10 SCHRITTEN ZUM ERFOLGREICHEN MESSESTAND. WWM GmbH & Co. KG. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.wwm.de/blog/messeplanung-in-10-schritten

Eckert, M. & Widrat, S. (2016, 12. Oktober). Top vorbereitet für Messen – in 13 Schritten. Impulse. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.impulse.de/gruendung/so-planen-sie-ihren-messeauftritt/1027366.htm

Heinzmann, D. (2018, 27. Juli). Was kostet ein Messeauftritt? Messebau. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.messebau.de/blog/was-kostet-ein-messeauftritt/

Kanitz, S. (o. D.). Schritt 4: Planung und Organisation. Auma. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.auma.de/de/ausstellen/erfolgreich-ausstellen/ausstellen-in-deutschland/budget-und-organisation-messestand

Lorenz, J. (2018, 9. Februar). Checkliste Messenachbereitung – Der Erfolgsfaktor Ihres Auftritts. snapADDY GmbH. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.snapaddy.com/de/blog/post/checkliste-messenachbereitung.html

Deutsche Messefilm & Medien GmbH. (o. D.). Messetermine 2024 • Messen 2024 • doopin. https://www.doopin.de/messetermine-2024/

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